Webinar over meldsystemen voor klokkenluiders

Webinar over meldsystemen voor klokkenluiders

Als onderdeel vanICC Integrity Weekorganiseerden wij eenwebinarover meldsystemen voor klokkenluiders. Het gesprek werd geleid doorLucianne Verweij, een specialist in Business & Integrity.

Geert VermeulenvanDe Integriteitscoördinatortrapte het webinar af. Hij legde uit dat er goede redenen zijn om een deugdelijk meldsysteem voor klokkenluiders op te zetten. Om te beginnen is elke rechtspersoon in de EU met 50 of meer werknemers daartoe wettelijk verplicht, net als alle entiteiten in de financiële dienstverlening en alle organisaties die onder de antiwitwaswetgeving vallen. Maar belangrijker nog: er zijn ook goede zakelijke redenen om dit te doen.

De Association of Certified Fraud Examiners heeft bijvoorbeeld herhaaldelijkgerapporteerddat ongeveer 5 procent van de omzet van organisaties verloren gaat door fraude, terwijl de meeste fraudegevallen via klokkenluiders aan het licht komen. Anderonderzoeklaat zien dat bedrijven met meer meldingen juist beter presteren. Dat lijkt misschien tegenstrijdig, maar bij een goede speak-upcultuur blijken problemen in een eerder stadium te worden herkend en aangepakt. Dat leidt tot lagere onderzoeks- en proceskosten, minder rechtszaken en een betere reputatie. Het vergroot het vertrouwen in de organisatie en zorgt voor een betere, creatievere werkomgeving.

Tegelijk zijn er ook flink wat uitdagingen en misverstanden. De juridische definitie van een klokkenluidersmelding is behoorlijk complex en verschilt bovendien per land. In Nederland kunnen meldingen over ongewenst gedrag bijvoorbeeld ook klokkenluidersmeldingen zijn, als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Een eenvoudige oplossing zou zijn om iedereen uit te nodigen zorgen te melden en te beloven dat daarop geen benadeling volgt, zolang de melding op redelijke gronden wordt gedaan.

Een andere uitdaging is wie moet worden aangewezen om klokkenluidersmeldingen te ontvangen en op te volgen. Volgens de Nederlandse wet moet deze persoon onafhankelijk zijn. Volgens de EU-wetgeving moet deze persoon onpartijdig zijn. In Nederland hebben veel bedrijven de vertrouwenspersoon aangewezen als ontvanger van de meldingen. Die persoon moet de melder echter ondersteunen en is daardoor niet onpartijdig. Wel moet hij of zij goed zijn opgeleid in de wetgeving, zodat potentiële melders juist worden geïnformeerd.

Veel medewerkers melden hun zorgen eerst bij hun leidinggevende. Of bij de HR-afdeling. Of bij de HSEQ-manager. Het heeft geen zin om dat te verbieden. Wel is het belangrijk dat een leidinggevende een klokkenluidersmelding herkent en getraind is in wat hij of zij dan moet doen. Om te beginnen moet de melding worden vastgelegd in het centrale meldregister, zodat er passende opvolging komt.

Leidinggevenden kunnen weliswaar een van de meldkanalen zijn, maar zij zijn niet onpartijdig of onafhankelijk. Daarom moet ook iemand anders worden aangewezen om meldingen te ontvangen. Leidinggevenden moeten meldingen ook niet zelf opvolgen. Vaak ontbreekt het hun aan de kennis en ervaring daarvoor. Bovendien schrijft de klokkenluiderswetgeving voor dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft, tenzij anders is afgesproken. Het management hoort die identiteit dus vaak niet te kennen en kan de melder daardoor geen terugkoppeling geven.

Organisaties kunnen meerdere meldkanalen hebben, maar minstens één daarvan moet onafhankelijk zijn. Alles moet samenkomen bij een centrale coördinator en in het centrale register. Dat register moet goed beveiligd zijn, zodat onbevoegde medewerkers – ook de IT-manager – er geen toegang toe hebben.

De beste kandidaat om klokkenluidersmeldingen te ontvangen en op te volgen is een onafhankelijke en bevoegde Ethics & Compliance Officer of Integrity Manager met een onafhankelijkheidsstatuut en een dubbele rapportagelijn. Ontbreekt zo iemand, dan kan een organisatie dit uitbesteden aan een ervaren derde partij.

ProfessorWim Vandekerckhovevan deEDHEC business schoolgaf aan dat de EU-richtlijn en de nationale wetgeving voor de bescherming van klokkenluiders minimumnormen bevatten. Goede voorbeelden staan in de versie uit 2022 van deICC Guidelines on Whistleblowingof in deISO 37002-normover meldsystemen voor klokkenluiders. Deze norm bevordert continue verbetering via de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Wim ontwikkelde een gratis tool met de naamSUSA: Speak Up Self Assessment. Daarmee kunnen professionals zelf beoordelen hoe goed hun systeem aansluit op de EU-richtlijn en op best practices. De tool geeft suggesties voor punten die beter kunnen.

Uit de tot nu toe ingevulde antwoorden zijn al enkele conclusies te trekken. Opvallend is dat veel organisaties er niet altijd in slagen de ontvangst van een melding binnen zeven dagen te bevestigen, een relatief eenvoudige wettelijke verplichting. Ook geven zij de melder niet binnen drie maanden de verplichte terugkoppeling. Op andere punten is er eveneens veel ruimte voor verbetering. Vaak is er geen plan om klokkenluiders te beschermen en te ondersteunen. En het functioneren van het systeem wordt niet geëvalueerd.

Geert noemde dat opmerkelijk, omdat het management in Nederland jaarlijks aan de ondernemingsraad moet rapporteren over ontwikkelingen rond de klokkenluidersregeling.

Naar aanleiding van een vraag uit het publiek voegde Wim daaraan toe dat het belangrijk is de uitkomst van de zelfevaluatie met verschillende stakeholders te bespreken. Het kan nuttig zijn om ook buitenstaanders bij dat gesprek te betrekken. Daarnaast is het belangrijk uit te leggen hoe het proces werkt.

Marijntje Zweegersvan het NederlandseHuis voor Klokkenluidersgreep de gelegenheid aan om de Engelstalige versie te lanceren van een gratis online tool: deIntegrity Guide, waarmee organisaties het eigen integriteitssysteem kunnen beoordelen. De tool bevat belangrijke elementen als leiderschap, strategie, cultuur, waarden, procedures, communicatie, rapportage, handhaving en verantwoording. Wie de zelfevaluatie invult, krijgt een goed beeld van waar de organisatie staat. De Integrity Guide is al honderden keren gebruikt en uit de statistieken blijkt dat ook hier nog veel ruimte voor verbetering is.

Marijntje verwees ook naar eenonderzoekonder Nederlandse werkgevers, waaruit bleek dat 60 procent van de Nederlandse organisaties de eigen klokkenluidersregeling niet had aangepast aan de huidige wetgeving. Ook zegt ruim80%van de honderden mensen die bij het Huis voor Klokkenluiders aankloppen dat zij benadeling hebben ervaren.

Geert reageerde dat het een veelvoorkomend misverstand is dat het altijd slecht afloopt voor de klokkenluider. Elk jaar worden er miljoenen meldingen gedaan en slechts een klein deel van de klokkenluiders krijgt met benadeling te maken. Dat zijn wel de verhalen die we in de pers lezen. En dat zijn ook de mensen die zich bij het Huis voor Klokkenluiders melden. Hij is ervan overtuigd dat de meeste meldingen zonder al te veel problemen worden afgehandeld.

Dat neemt niet weg dat benadeling soms voorkomt en dat er maatregelen nodig zijn om dat te voorkomen. De coördinator van de klokkenluidersregeling speelt daarbij een belangrijke rol. Andere bedrijven hebben daarnaast specifieke medewerkers aangewezen die melders tegen benadeling beschermen. Een ander goed voorbeeld is het openstellen van anonieme meldkanalen. Wie niet weet wie de melder is, kan die persoon ook niet benadelen.

Marijntje voegde daaraan toe dat het belangrijk is dat medewerkers zich vrij voelen om zorgen te melden en dat werkgevers daar goed mee omgaan. Het zou ook helpen als het Huis voor Klokkenluiders toezichts- en sanctiebevoegdheden krijgt. Wim is het ermee eens dat toezichthouders meer tanden moeten krijgen, zodat meer bedrijven zich aan de richtlijnen houden.  

Lucianne stond nog even stil bij de rol van de leiding. Menen bestuurders het echt als zij beloven niemand te benadelen? Volgens Wim mag het systeem het gesprek niet verstarren. Leidinggevenden zouden psychologische veiligheid en bespreekbaarheid moeten bevorderen. Geert voegde toe dat het zou helpen als het management af en toe waardering toont voor klokkenluiders.

Stuur een e-mail naarinfo@deintegriteitscoordinator.nlals u de opname van het webinar wilt bekijken.