Spreken is goud: het belang van integriteit voor een veilige meldcultuur in organisaties

1. Hoe goed is uw organisatie beschermd tegen risico’s?

Heeft uw organisatie een brandverzekering? Waarschijnlijk wel; soms is het zelfs verplicht om u tegen bepaalde risico’s te verzekeren. Gelukkig komt brand niet vaak voor in organisaties, en er is bereidheid om veiligheidsmaatregelen te nemen om brand te voorkomen of er snel op te reageren.

Maar wat doet uw organisatie om integriteitsrisico’s zoals fraude, diefstal, datalekken of ongewenst gedrag te voorkomen? Integriteitskwesties komen veel vaker voor dan brand. Toch werken niet alle organisaties actief aan het bevorderen van integriteit of aan een veilige meldomgeving om zulke risico’s te voorkomen en goed aan te pakken als ze zich voordoen. Daarom is het voor organisaties zeer waardevol om te investeren in integriteit en in een efficiënte meldprocedure.

2. De kosten van integriteitsschendingen

Integriteitsschendingen kunnen organisaties veel schade toebrengen. De ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) publiceert jaarlijks eenReport to the Nationsover de gemiddelde schade die organisaties door fraude lijden. Heeft de organisatie een intern meldsysteem, dan kan de financiële schade oplopen tot $100.000. Zonder een goed meldsysteem kan de gemiddelde schade al snel verdubbelen. 43% van de fraudezaken komt aan het licht door een melding of een tip. De meeste tips of meldingen komen van medewerkers (52%), 21% van klanten en 11% van leveranciers.

Het zijn vooral de medewerkers zelf die als eerste merken dat er iets mis is binnen de organisatie. Zij melden dit via een formeel meldkanaal, zoals een meldlijn (53%), of bij iemand binnen de organisatie: meestal bij hun direct leidinggevende (29%), gevolgd door de directie of bestuursleden (16%) en in de derde plaats bij internal audit (14%). Sommige melders gebruiken meerdere kanalen.

Deze bevindingen van de ACFE laten zien hoe belangrijk het voor organisaties is dat medewerkers intern kunnen melden. Hoe eerder incidenten worden opgemerkt en gemeld, hoe eerder ze kunnen worden aangepakt en hoe minder schade de organisatie lijdt.

Alleen een intern meldkanaal en een meldprocedure hebben is echter niet genoeg. Er is meer nodig om uw organisatie te beschermen tegen integriteitsschendingen.

3. Investeren in integriteit loont

Om medewerkers te ondersteunen bij het melden van incidenten of het uiten van zorgen, moet uw organisatie ervoor zorgen dat er zo min mogelijk drempels zijn en dat medewerkers worden aangemoedigd om zich uit te spreken.

Dat begint met het opbouwen van een positieve integriteitscultuur. Tony Simons beschreef in zijnResearch on Ethical Management: The High Cost of Low Trust (2002) de positieve effecten van het vertrouwen van medewerkers in de integriteit van hun leidinggevenden, en omgekeerd hoe schadelijk het is als dat vertrouwen ontbreekt. Ethisch leiderschap leidt tot meer betrokken medewerkers, die zich minder vaak ziek melden, beter presteren en positiever over hun werkgever spreken. Dat leidt weer tot hogere klanttevredenheid en meer winstgevendheid. Onderzoek van Karin Lasthuizen (Leading to Integrity: Empirical Research into the Effects of Leadership on Ethics and Integrity, 2008) en Leonie Heres (Tonen van de Top, 2016) bevestigt de aanzienlijke invloed van ethisch leiderschap.

In deprivate sector,bijvoorbeeld, draagt integriteit bij aan de continuïteit van processen, aan meer vertrouwen tussen sectoren, aan lagere administratieve lasten en aan een betere reputatie van bedrijven.

In depublieke sectorwordt het belang van integriteit vaak gekoppeld aan het vertrouwen van burgers; het draagt bij aan economische groei, legitimiteit, sociale stabiliteit en de kwaliteit van publieke dienstverlening. In beide sectoren vergroot een integere organisatiecultuur de motivatie en betrokkenheid van medewerkers.

Medewerkers in organisaties met een sterke integriteitscultuur ervaren minder stress, angst, onzekerheid en emotionele uitputting. Bovendien zijn integere organisaties aantrekkelijker voor werkzoekenden. Onderzoek van de Erasmus Happiness Economics Research Organisation liet zelfs zien dat een overheid die integriteit en corruptiebestrijding vooropstelt, bijdraagt aan het welzijn van haar burgers en uiteraard van haar eigen medewerkers.

Het is dan ook terecht dat het bouwen aan een integriteitscultuur en aan integriteitsmanagement steeds meer aandacht krijgt. Integriteit binnen organisaties ontstaat echter niet vanzelf. Het vraagt om een integrale en samenhangende aanpak.

4. Integriteitsmanagement: een kwestie van cultuur en structuur

Effectief integriteitsmanagement bestaat uit verschillende maatregelen. Die dragen bij aan een integriteitscultuur én aan passende structurele waarborgen. Het is belangrijk dat deze maatregelen elkaar versterken en aansluiten bij de cultuur van de organisatie.

Een integere cultuur weerspiegelt de morele waarden en normen die de organisatie (en de samenleving) wenselijk vindt. Die waarden en normen komen tot uiting in groepspatronen, collectief gedrag, de houding van medewerkers en gedeelde overtuigingen. Voorbeelden van culturele maatregelen zijn: workshops over waarden, inwerk- en mentorprogramma’s, dilemmatrainingen, interne communicatie, medewerkerstevredenheidsonderzoek en het stimuleren van een cultuur waarin feedback wordt gegeven en ontvangen.

Om die te ondersteunen biedt het Huis voor Klokkenluiders verschillende praktische hulpmiddelen, zoals de handreikingen:Tips en inzichten voor integriteitscommunicatie, enIntegriteit in de praktijk – Naar een ethische cultuur.  

Niet alleen de cultuur van een organisatie beïnvloedt het gedrag van medewerkers, ook de structuur speelt een centrale rol. Structurele maatregelen zijn bijvoorbeeld het invoeren van procedures en protocollen die vastleggen hoe medewerkers in bepaalde situaties moeten handelen. Net als culturele maatregelen sturen structurele maatregelen het gedrag van mensen. Structurele maatregelen kunnen zijn:

• wet- en regelgeving, codes en (huis)regels;

• prestatienormen en beloningssystemen;

• procedures en protocollen;

• meld- en onderzoeksprocedures;

• fysieke en digitale toegangsrechten;

• de toedeling van bevoegdheden;

• monitoring- en handhavingsmechanismen.

Om structurele maatregelen te versterken geeft het Huis voor Klokkenluiders ook praktisch advies in brochures zoalsDe meldprocedureen Intern onderzoek.

In de praktijk is er voortdurend wisselwerking tussen structuur(maatregelen) en cultuur(maatregelen). De structuur bepaalt wat medewerkers in bepaalde situaties wel en niet mogen doen, volgens afgesproken procedures. De cultuur zorgt ervoor dat medewerkers zich daar ook echt aan houden.

Om organisaties te helpen bij een integraal en samenhangend integriteitsmanagement heeft het Huis voor Klokkenluiders het model Integriteitsinfrastructuur ontwikkeld (zie figuur 2). Dat bestaat uit zeven cruciale en onderling verbonden elementen.

De Integriteitsinfrastructuur wordt ook gebruikt als leidraad voor deIntegrity Compass (IntegriteitsWijzer). Dit is een gratis online tool waarmee organisaties hun integriteitsmanagement kunnen toetsen en de sterke en zwakke punten van hun aanpak in beeld kunnen brengen. Na het beantwoorden van 35 vragen – over de zeven elementen van de Integriteitsinfrastructuur – ontvangt de organisatie een rapport op maat met aanbevelingen om het integriteitsmanagement verder te versterken.

5. Succesvol melden

De Wet bescherming klokkenluiders verplicht organisaties met meer dan 50 medewerkers om een interne meldprocedure te hebben. Het hebben van een procedure garandeert echter nog geen goede werking. Verschillende voorwaarden dragen bij aan het succes ervan.

Onderzoek van de Universiteit Utrecht, in samenwerking met het Huis voor Klokkenluidersgeeft inzicht in hoe de onderlinge contacten tussen betrokkenen een sleutelrol spelen bij een succesvolle afhandeling van interne meldprocessen. Concreet moeten organisaties zorgen voor:

• sociale en psychologische veiligheid, zodat melders zich veilig genoeg voelen om zich te melden;

• een zorgvuldige en snelle procedure, waarin de betrokken actoren doortastend en zichtbaar optreden;

• een meldproces dat aansluit bij zowel geschreven als ongeschreven afspraken en dat uiteraard voldoet aan de wettelijke eisen;

• deskundige en objectieve onderzoekers die ook welwillend en empathisch zijn, zodat de melder zich gezien, gehoord en gesteund voelt;

• investeren in de kennis, vaardigheden, competenties en houding van de betrokkenen in het meldproces, zoals leidinggevenden, vertrouwenspersonen, onderzoekers en andere integriteitsfunctionarissen;

• een persoonlijke aanpak in combinatie met doorlopend en tijdig contact met alle betrokkenen, zodat zij zien dat er actief stappen worden gezet en dat de melding serieus wordt genomen;

• openheid en transparantie, zodat voor iedereen duidelijk is welke informatie wel en niet gedeeld kan worden en waarom;

• doorlopende en actuele informatie over de stappen in het proces voor alle betrokkenen, zodat zij begrijpen waarom bepaalde stappen worden gezet en weten wat de volgende stappen zijn;

• systematische evaluatie van meldingen en meldprocessen, zodat er lessen kunnen worden getrokken en het meldproces steeds verder verbetert.

6. Kort samengevat

Melders zijn cruciaal voor organisaties om integriteitskwesties op te sporen en er snel iets aan te doen. Uit cijfers van de ACFE blijkt dat medewerkers het liefst intern melden. Om dat mogelijk te maken is niet alleen een intern meldsysteem nodig, maar ook een positieve integriteitscultuur waarin melders erop vertrouwen dat hun melding veilig en effectief wordt afgehandeld. De kern daarvan is een integraal en samenhangend integriteitsbeleid.

Aan succesvol melden zijn voorwaarden verbonden. Aan de ene kant is er een professionele, zorgvuldige, snelle en zichtbare aanpak die de vastgestelde procedures en afspraken volgt. Aan de andere kant is er veel aandacht voor transparantie en voor de onderlinge contacten tussen betrokkenen. Dat versterkt het vertrouwen dat de organisatie de melding snel en oprecht behandelt.

Het Huis voor Klokkenluiders ondersteunt organisaties graag in de praktijk met verschillende hulpmiddelen en informatie opzijn website.