Anders kijken naar ethiek en compliance door te focussen op return on investment

Anders kijken naar ethiek en compliance door te focussen op return on investment

Te vaak leggen compliance officers echte bedrijfsproblemen voor en krijgen ze te horen dat er geen budget is. Ondertussen kosten de wekelijkse bloemstukken in de lobby meer dan de tools die kunnen helpen voorkomen dat kleine problemen uitgroeien tot dure problemen.

Die kloof is meer dan frustrerend. Ze laat zien hoe compliance in veel organisaties nog altijd wordt gezien: als een kostenpost. En wie compliance zo ziet, financiert het ook zo. Net genoeg voor het minimum, maar te weinig om effectief te zijn.

Een andere aanpak begint met een ander verhaal. Om compliance niet langer te zien als ‘de afdeling nee’ maar als actieve bescherming van bedrijfswaarde, kan het gesprek niet beginnen bij beleidsregels.Het moet beginnen bij waarde.

Wie compliance in ROI-termen uitlegt, maakt vier effecten zichtbaar voor de leiding:

·       Het is goedkoper dan crisisbestrijding

·       Het versterkt het merkimago

·       Het verbetert de productiviteit

·       En het helpt goede mensen te behouden

Als compliance duur is, probeer dan eens niet-naleving

Niet-naleving staat zelden als aparte post in de boeken. Ze verstopt zich in juridische kosten, externe advocaten, interne onderzoeken, verstoring van de bedrijfsvoering, weglopende klanten, reputatieschade en de tijd die bestuurders kwijt zijn aan brandjes blussen in plaats van aan groei.

Iedereen voelt het, maar weinig organisaties tellen het bij elkaar op.

Een ROI-benadering verandert die dynamiek. Compliance wordt dan een investering die bestuurders al gewend zijn te doen: onvoorspelbare, ongeplande kosten inruilen voor een kleinere, geplande uitgave die de schommelingen beperkt.

Compliance houdt de onderneming uit dure chaos. En daarvoor is geld nodig.

Compliance betaalt zichzelf terug

Een van de nuttigste manieren om de ROI van ethiek en compliance uit te leggen, is de kosten van echte incidenten te analyseren. Kijk daarbij naar de manier waarop sterke programma’s het patroon van incidenten veranderen. Sterke programma’s scheppen geen perfecte wereld waarin niets misgaat, maar ze verminderen wel de frequentie, de ernst en de duur van problemen.

Onderzoekwijst al jaren op dezelfde kernconclusie: organisaties met zwakkere programma’s geven duidelijk meer uit aan boetes, juridische kosten en verstoring dan organisaties met sterkere programma’s. Grofweg gemiddeld $9,4 miljoen per jaar aan kosten van niet-naleving, tegenover $3,5 miljoen per jaar voor een sterk complianceprogramma. Gemiddeld is dat een verschil van $5,9 miljoen per jaar dat terug de onderneming in kan.

Het is niet nodig om in een budgetgesprek een exact ROI-getal op tafel te leggen. Het gaat erom het mechanisme uit te leggen. Sterke programma’s signaleren problemen eerder, pakken ze consequent aan en leggen ze goed vast. Dat verlaagt de kosten van herstel, vermindert de afhankelijkheid van externe advocaten en geeft de leiding vertrouwen dat risico’s worden beheerst. Zo verandert het gesprek van een moreel argument in een operationeel argument.

Snelheid telt: tijd drijft de kosten op

Als er één ROI-knop is die bestuurders meteen begrijpen, is het snelheid.

Hoe langer een kwestie onopgelost blijft, hoe duurder ze wordt. Meer vergaderingen, meer betrokkenen, meer tijd om de feiten boven tafel te krijgen, meer onzekerheid in een team, meer kans dat het probleem zich verspreidt en meer kans dat het verhaal naar buiten komt in plaats van intern te worden afgehandeld.

Als melden eenvoudig is, de triage gestructureerd, de verantwoordelijkheid duidelijk en de vastlegging betrouwbaar, verlopen onderzoeken sneller en vallen besluiten eerder. Er is ook een indirect voordeel dat lastig te meten is, maar goed voelbaar: medewerkers merken het als er snel en eerlijk wordt gehandeld.

Ethiek bouwt loyaliteit op, want vertrouwen beklijft

Het gesprek over compliance blijft vaak hangen in een smal kader: boetes en regels. Maar de grotere waarde is cultureel. Goede mensen willen voor goede organisaties werken, en dat zijn organisaties waar medewerkers geloven dat de normen echt zijn, dat het proces eerlijk is en dat het aankaarten van misstanden hun loopbaan niet kost.

Als het systeem betrouwbaar aanvoelt, blijven mensen. Zo niet, dan gaan ze stilletjes om zich heen kijken en betaalt de organisatie de rekening in verloop, verloren productiviteit en afleiding van de leiding. Onderzoek dat is samengevat inHarvard Business Reviewlaat zien dat een ethische omgeving en psychologische veiligheid samenhangen met loyaliteit en het behoud van personeel. Dat is belangrijk, want personeelsbehoud is een van de duurste problemen voor bedrijven. Ervaren medewerkers vervangen kost echt geld en haalt de vaart uit teams.

De ROI van compliance gaat niet alleen over het vermijden van schade, maar ook over het versterken van wat de organisatie al heeft geïnvesteerd: mensen, kennis, cultuur en uitvoeringskracht.

Cultuur bepaalt de prestaties

Culturen die op waarden zijn gebouwd, functioneren beter. De betrokkenheid stijgt als mensen de leiding vertrouwen en zien dat de regels consequent gelden. De productiviteit volgt meestal.

Onderzoek van Gallup,laat zien dat er een rechte lijn loopt van een geloofwaardig ethisch klimaat naar de dagelijkse prestaties. Teams zijn minder tijd kwijt aan interne politiek. Mensen werken opener samen omdat ze zich niet voortdurend hoeven in te dekken. De organisatie beweegt sneller, omdat vertrouwen wrijving wegneemt.

Ethiek werkt door in merk en marktvertrouwen

Risico’s zorgen voor schommelingen, transparantie zorgt voor stabiliteit. Ook bij niet-beursgenoteerde bedrijven krijgt vertrouwen een prijs. Klanten vragen om zekerheid. Partners toetsen de geloofwaardigheid. Medewerkers bepalen of de waarden echt zijn. Investeerders en besturen rekenen onzekerheid stevig door.

Organisaties met sterke complianceprogramma’s zijn niet risicovrij, maar ze verrassen minder. Dat is een concurrentievoordeel. Ook daarom verandert een ROI-benadering de beeldvorming: ze koppelt compliance aan uitkomsten die bestuurders al waarderen, namelijk stabiliteit, reputatie en vertrouwen.

De verschuiving die alles verandert

Compliance lijkt alleen een kostenpost als het zo wordt beschreven.

Het lijkt een waardefunctie als het wordt beschreven als een systeem dat waarde beschermt en prestaties versterkt.

De rekensom is eenvoudig:

·       Als mensen zich veilig voelen om te melden, komen problemen eerder aan het licht.

·       Als problemen eerder aan het licht komen, worden ze sneller opgelost.

·       Als ze sneller worden opgelost, groeien ze niet uit tot crises die de reputatie of de omzet vernietigen.

·       Als medewerkers zien dat het systeem werkt, gaan ze erop vertrouwen

·       En dat vertrouwen bouwt loyaliteit en productiviteit op.

Dit is wat er werkelijk wordt gekocht als compliance geld krijgt, maar zo wordt het zelden verteld.

Begin het volgende budgetgesprek dus niet met een tool, maar met resultaten. Praat over lagere kosten van verstoring, een sterker merkimago, meer productiviteit en het behouden van goede mensen.

Bloemen zijn mooi. Maar door compliance te financieren beschermt een organisatie wat ze opbouwt, en laat ze het groeien.