Mediation in de praktijk: strategische instrumenten voor juristen bij commerciële geschillen

Op 28 mei bundelde ICC Netherlands de krachten met CMS en de Academy of Legal Mediation. Samen organiseerden zij een zeer interactieve en goedbezochte middag over het strategische gebruik van mediation bij commerciële geschillen. De bijeenkomst vond plaats op het kantoor van CMS in Amsterdam en bracht juristen samen, zowel bedrijfsjuristen als advocaten, voor een praktisch programma met expertinzichten, bruikbare tools en een live demonstratie van mediation.

Deze bijeenkomst maakte deel uit van de doorlopende inzet van ICC NL om effectieve grensoverschrijdende geschillenbeslechting te ondersteunen, professionals praktische tools te bieden en mediation een strategische plaats te geven in contracten en bedrijfsbeleid.

De basis: de mediationclausule als strategisch instrument

De middag begon met een boeiende presentatie vanBart-Adriaan de Ruijter, Partner Corporate Litigation bij CMS,Jeremy Mash, Partner bij CMS UK, die uitgebreid inging op het opstellen van effectieve geschillenclausules met mediation. Aan de hand van Nederlandse rechtspraak, en dan vooral het arrest van de Hoge Raad uit 2024 (ECLI:NL:HR:2024:1078), legde hij uit hoe mediationclausules kunnen worden opgevat als bindende verplichtingen en onder welke omstandigheden een rechter een procedure kan schorsen om nakoming daarvan af te dwingen.

Bart-Adriaan wees op veelvoorkomende valkuilen in getrapte clausules: is duidelijk of mediation een opschortende voorwaarde is, hoe wordt de mediator benoemd, binnen welke termijn moet mediation plaatsvinden en wat gebeurt er bij niet-nakoming? Modelclausules van ICC en andere organisaties kwamen aan bod als voorbeelden van best practice. Hij riep juristen op deze instrumenten stelselmatiger op te nemen in commerciële contracten.

Jeremy belichtte vervolgens het Britse perspectief. Hij schetste de omslag in de Engelse rechtspraak naar het afdwingen van mediationclausules en de invloed van recente uitspraken zoalsChurchill v Merthyr Tydfil(2023). Mash pleitte overtuigend voor de preventieve waarde van mediation: het voorkomt dat geschillen escaleren en houdt relaties in stand. Wel waarschuwde hij voor deelname voor de vorm, tenzij het proces goed is opgezet en er echte prikkels zijn.

Mediation in het kort: een spoedcursus voor juristen

Vervolgens gaf internationaal erkend business mediator Manon Schonewillegaf een dynamische spoedcursus over de belangrijkste mediationtechnieken. Zij nam het publiek stap voor stap mee door het mediationproces, met aandacht voor de rol van de mediator, de autonomie van partijen en kerntechnieken als samenvatten, herformuleren en het faciliteren van de communicatie.

Een centraal thema was de verschuiving van standpunten (wat partijen zeggen te willen) naar onderliggende belangen (wat zij werkelijk nodig hebben). Dat is samengevat in het ICNM-model (Interests, Concerns, Needs, Motivations). Zoals Manon uitlegde, gaat mediation niet over een compromis, maar over het vinden van wederzijds voordeel en duurzame uitkomsten. Dat is vooral waardevol als emoties of langdurige zakelijke relaties op het spel staan.

Belangrijkste inzichten:

• Het belang van gestructureerde openingsverklaringen.

• De strategische waarde van het scheiden van mens, probleem en proces.

• Het gebruik van instrumenten als het INNOVADR-kwadrant om de juiste mediationstijl te kiezen (faciliterend versus evaluerend, directief versus niet-directief).

Mediation in actie

Het meest gewaardeerde onderdeel van de middag was misschien wel delive mediationdemonstratiemetJeremy Lack, internationaal mediator en thought leader op het gebied van innovatie in geschillenbeslechting.

In een rollenspel kon het publiek een mediation tussen twee fictieve zakelijke partijen volgen en daar actief op reageren. De demonstratie liet verschillende mediationstijlen zien, hoe partijen omgaan met vertrouwen en machtsverschillen, en hoe mediators het proces sturen om duidelijkheid te scheppen en te de-escaleren.

Dit onderdeel gaf niet alleen een kijkje achter de schermen bij mediationtactieken in de praktijk, maar leidde ook tot een levendig gesprek onder de deelnemers over de kansen en knelpunten van mediationtechnieken in commerciële geschillen met grote belangen.

Reflecties in het licht van recent onderzoek

De bijeenkomst sloot ook nauw aan bij de bevindingen uit hetonderzoeksrapport 2024 van PBM (Platform Business Mediation), dat tijdens de bijeenkomst werd gepresenteerd.

Enkele cijfers die het publiek aanspraken:

• 56,76% van de bedrijvenen41,76% van de advocatenvinden mediation de meest effectieve manier om zakelijke geschillen te beslechten, meer dan arbitrage of een gerechtelijke procedure alleen.

• Hetbelangrijkste redenen waarom bedrijven kiezen voor mediationzijn het behoud van zakelijke relaties, een snellere oplossing en het aanpakken van de onderliggende oorzaken.

• Toch noemen veel professionals onzekerheid over de afdwingbaarheid, onbekendheid met mediationclausules of het ontbreken van intern beleid als reden dat mediation weinig wordt gebruikt.

Deze bevindingen onderstrepen het belang van blijvende kennisopbouw en cultuurverandering binnen juridische teams en organisaties.

Een oproep tot slimmere geschillenbeslechting

ICC Netherlands zet zich in voor vormen van geschillenbeslechting die praktisch, flexibel en efficiënt zijn. Zo helpen wij bedrijven niet alleen risico’s te beheersen, maar ook relaties en reputaties te beschermen.

Nu mediation steeds meer erkenning krijgt, zeker op grond van de ICC Mediation Rules, kwam deze bijeenkomst op het juiste moment: goed opgestelde clausules en goed opgeleide professionals zijn bepalend voor het slagen van mediation.

Wij danken alle sprekers voor hun bijdrage en CMS voor de gastvrijheid in Amsterdam.

Tips voor een effectieve mediationclausule

1. Wees duidelijk over de bedoeling→ Is mediationvrijwillig, verplicht, of eenvoorwaardevoor arbitrage of een gerechtelijke procedure?

2. Leg de procedure vast→ Benoem het toepasselijke reglement (bijvoorbeeld dat van ICC)→ Maak duidelijk hoe en wanneer de mediator wordt benoemd

3. De termijn telt→ Geef aan wanneer mediation moet plaatsvinden (bijvoorbeeld binnen 30–45 dagen na de melding van het geschil)

4. Vermijd vage formuleringen→ Zinnen als ‘partijen kunnen mediation overwegen’ zijn niet afdwingbaar→ Gebruik stellige taal:‘partijen leggen het geschil voor…’

5. Houd ruimte voor flexibiliteit→ Laat de inrichting van het proces waar mogelijk open – veel mediators werken met hun eigen beproefde aanpak

6. Denk vooruit→ Een mediationclausule ≠ een schikkingsclausule. Leg vast wat er gebeurt als mediation niet slaagt

7. Verwijs naar bekende standaarden→ De ICC Mediation Rules of reglementen van andere gerenommeerde instituten geven duidelijkheid en internationale consistentie

Bonustip:Gebruik ICC Clause D als u een stevig, getrapt proces wilt: eerst mediation, daarna zo nodig arbitrage.

Meer weten?

Als u de bijeenkomst hebt gemist of zich verder wilt verdiepen:

• Download deICC-modelclausulesvoor mediation en arbitrage:iccwbo.org/dispute-resolution

• Bekijk trainingen in mediation advocacy:Academy of Legal Mediation

• Probeer deInnovADR Diagnostic Tool: innovadr.com/diagnostic

• Lees hetPBM-onderzoeksrapport: platformbusinessmediation.nl

  
  

Deelnemers kunnen een bewijs van deelname en PO-punten ontvangen. Hebt u vervolgvragen of wilt u advies over het toepassen van mediation in uw praktijk? Neem gerust contact op met ICC Netherlands.