Arbitrage vanuit het perspectief van het bedrijfsleven

Arbitrage vanuit het perspectief van het bedrijfsleven

Elke maand besteden we in de nieuwsbrief van ICC Netherlands aandacht aan arbitrage. Tot nu toe hebben we nog nooit een bedrijfsjurist gesproken die arbitrage vanuit het bedrijfsleven kent. Om onze kennis te verbreden spraken we met Huie Huang. Zij werkte de afgelopen jaren aan meerdere arbitragezaken en is nu Compliance Data Counsel bij TIP Group. Huie studeerde rechten in Nederland en China en werkte in Dubai, Shenzhen, Rome en nu Amsterdam als bedrijfsjurist voor internationale contracten en geschillen. Daardoor kijkt zij met een mondiale blik naar geschillenbeslechting. In dit interview vertelt zij hoe arbitrage er vanuit het bedrijfsleven uitziet en geeft zij praktisch advies aan bedrijfsjuristen die met internationale geschillen te maken hebben.

Hoe ziet arbitrage eruit vanuit uw positie als bedrijfsjurist?

Arbitrage is een manier om geschillen te beheersen en tegelijk de commerciële belangen van het bedrijf te beschermen. Arbitrage biedt praktische voordelen: neutraliteit, procedurele flexibiliteit, afdwingbaarheid en vertrouwelijkheid zijn allemaal redenen om voor arbitrage te kiezen. Hoe vaak arbitragezaken voorkomen, hangt af van de sector en de risicobereidheid van het bedrijf, maar ook van de geografie en de aard van het contract.

Dus daar ligt het verband met de geografische locatie van de partijen?

Klopt. In mijn ervaring met grote grensoverschrijdende contracten – bijvoorbeeld in het Midden-Oosten of Afrika – waarbij de wederpartij in een andere jurisdictie zit, kiezen we liever voor arbitrage dan voor een gerechtelijke procedure om een geschil op te lossen.

Bevatten alle contracten een geschillenbeslechtingsclausule?

In een standaardcontract hoort normaal gesproken een geschillenbeslechtingsclausule te staan; die kan uitgaan van een gerechtelijke procedure of van arbitrage. Een bedrijf kan een andere voorkeur hebben, maar dat wordt allemaal in die clausule vastgelegd.

En wat maakt een geschillenbeslechtingsclausule goed?

Het is heel belangrijk om de clausule effectief en helder op te stellen. Een geschil kan namelijk pas jaren later ontstaan; bij contracten in bijvoorbeeld de telecom- of bouwsector soms pas na tien jaar. Is de clausule slecht geformuleerd, dan kunnen de gevolgen duur uitpakken. Instemming is de hoeksteen van arbitrage; de wil van partijen om geschillen via arbitrage te beslechten moet duidelijk in het contract staan. U moet ook het arbitrage-instituut en de plaats van arbitrage benoemen. U kunt uiteraard een modelclausule van het arbitrage-instituut gebruiken. De ICC heeft die. U kunt die aanpassen aan uw eigen situatie.

Is de ICC het meest gebruikte arbitrage-instituut?

Ik zou zeggen: een van de meest gebruikte instituten. Door de goed uitgewerkte arbitrageregels en de heldere procedurestructuur is de ICC een uitstekende keuze. Op het punt van de toetsing van het vonnis heeft de ICC duidelijk voordelen ten opzichte van sommige andere instituten. Mijn eerste arbitragezaak was een ICC-arbitrage.

Kan een bedrijf een arbitragezaak voeren zonder arbitrage-instituut?

Dat kan, maar in de praktijk zie ik dat bedrijven liever een arbitrage-instituut inschakelen. Dat biedt een vast kader en administratieve ondersteuning, waardoor het proces efficiënter verloopt.

Welke factoren spelen mee als een bedrijf een arbiter moet kiezen?

De keuze van de arbiter is voor een bedrijfsjurist een van de lastigste en pijnlijkste punten in een arbitragezaak. Het is anders dan een advocatenkantoor benaderen; arbiters zijn doorgaans onafhankelijk. Bij de selectie kijken we eerst naar neutraliteit en deskundigheid. Omdat arbitragezaken vaak technische kwesties bevatten, is het belangrijk dat arbiters niet alleen juridische ervaring hebben, maar ook kennis van de betrokken sector. Vanuit het bedrijfsleven gezien moet een arbiter de technische kanten van het geschil begrijpen, aansprakelijkheid vaststellen en schade kunnen begroten. Een arbiter die sterke juridische kennis combineert met goed inzicht in de commerciële werkelijkheid, is daarom zeer gewild.

Waarom kan het kiezen van een arbiter pijnlijk zijn?

Omdat de arbiter echt de bepalende factor is in de arbitrageprocedure – hij of zij heeft het laatste woord. Kiest u de verkeerde persoon, dan kan dat de zaak verpesten en het eindresultaat beïnvloeden.

Welke rol speelt de plaats van arbitrage, en waar letten bedrijven op bij die keuze?

Dat hangt sterk af van het interne beleid van een bedrijf en van de risicoafwegingen. Soms kiezen bedrijven een plaats die geografisch dichtbij ligt. Vindt de arbitrage ver weg plaats, dan kunnen de reis- en verblijfkosten flink oplopen. Een andere centrale factor is neutraliteit. Komen partijen uit verschillende jurisdicties, dan kiezen zij vaak een arbitragevriendelijk land.

En Nederland als plaats van arbitrage?

Nederland is een sterke optie. Veel internationale bedrijven hebben hier hun Europese of mondiale hoofdkantoor, wat zorgt voor een groot aantal commerciële relaties. Daarnaast zijn er ervaren arbitragespecialisten, vooral in Den Haag. Meer in het algemeen kijken bedrijven of de plaats een betrouwbaar juridisch kader, goed bereikbare faciliteiten en een bekend rechtssysteem biedt, met voldoende gekwalificeerde advocaten en arbitragespecialisten.

Welk advies geeft u bedrijfsjuristen die hun eerste arbitragezaak behandelen?

Mijn eerste boodschap is simpel: raak niet in paniek. Arbitrage verschilt van een gerechtelijke procedure en het kost tijd om het proces te leren kennen. Een van de belangrijkste stappen is om vroeg het juiste team samen te stellen. Daar horen niet alleen externe advocaten bij, maar soms ook technische experts. Tegelijk is goede interne afstemming onmisbaar. Bedrijfsjuristen hebben steun nodig van het management, van collega’s die het project goed kennen en soms van medewerkers die tijdens de procedure als getuige of deskundige kunnen optreden.

Een punt dat vaak wordt onderschat, is de werklast; arbitrage vraagt veel interne afstemming en het verzamelen van het benodigde materiaal kan een flinke klus zijn voor de bedrijfsjurist. Ook het managen van verwachtingen is cruciaal; het is belangrijk om het proces helder uit te leggen aan het management en ervoor te zorgen dat men begrijpt hoeveel tijd en middelen nodig zijn. Tegelijk biedt arbitrage enige flexibiliteit. Een schikking tijdens de procedure is altijd mogelijk, wat tijd en kosten kan besparen.

Arbitrage is veeleisend, maar heel interessant: juridisch redeneren gaat samen met commercieel inzicht – ik voel me zeer bevoorrecht dat ik als bedrijfsjurist werk.