Een verdiepende blik op het belang van geschillenbeslechtingsclausules

Een interview metMarieke Schaink, Partner bij Avizor advocates & arbitrators

Marieke Schaink werkt sinds de start van haar juridische loopbaan in 2011 vooral in de internationale arbitrage, met uitzondering van drieënhalf jaar bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Als partner bij Avizor advocates & arbitrators is zij gespecialiseerd in commerciële arbitrage, met bijzondere aandacht voor complexe contractuele geschillen. In dit interview legt zij uit waarom geschillenbeslechtingsclausules veel meer aandacht verdienen dan zij vaak krijgen.

Waarom is het zo belangrijk dat bedrijven al bij het sluiten van het contract goed nadenken over geschillenbeslechtingsclausules?

Een geschillenbeslechtingsclausule bepaalt het kader waarbinnen een geschil wordt beslecht: wie erover beslist, waar dat gebeurt, volgens welke regels en hoe de uitkomst uiteindelijk kan worden afgedwongen. In die zin is het veel meer dan een technische bepaling: het is in feite een instrument voor risicomanagement. Is de clausule niet goed geformuleerd, dan bestaat het reële risico dat een geschil niet efficiënt kan worden beslecht, of dat er wel een uitspraak volgt die niet kan worden afgedwongen. Het lijkt misschien een detail, maar een goed geschreven geschillenbeslechtingsclausule zorgt ervoor dat beide partijen precies weten waar zij aan toe zijn. Zij kunnen geschillen dan oplossen via een helder, gestructureerd en efficiënt proces.

Waarom is de contractfase het juiste moment om dit te regelen?

In de contractfase lopen de belangen van partijen op één punt in elk geval gelijk: iedereen wil dat de transactie slaagt. Meestal is er bereidheid om te geven en te nemen om tot overeenstemming te komen. Zodra er een geschil ontstaat, verdwijnt die bereidheid vaak. Partijen staan dan tegenover elkaar en zien elk voorstel van de ander op zijn minst als nadelig voor henzelf. Daardoor zijn zij minder betrokken en minder open. Afspraken maken over procedurele kwesties wordt dan veel moeilijker. Geschillenbeslechting vroeg regelen voorkomt dat probleem, althans voor een deel.

Is internationale afdwingbaarheid bij grensoverschrijdende contracten het belangrijkste voordeel van arbitrage?

Internationale afdwingbaarheid is een van de belangrijkste kwaliteiten van arbitrage, vooral dankzij het Verdrag van New York. Een groot aantal landen is daarbij partij, waardoor arbitrale vonnissen vrijwel wereldwijd kunnen worden erkend en ten uitvoer gelegd. Dat niveau van afdwingbaarheid is met rechterlijke uitspraken lastig te bereiken.

Welke elementen moeten bedrijven opnemen om een arbitrageclausule effectief en afdwingbaar te maken?

Een arbitrageclausule kent een aantal ‘must-haves’; zonder die elementen werkt het simpelweg niet. Het meest fundamenteel is een ondubbelzinnige keuze voor arbitrage. Het moet volstrekt duidelijk zijn dat partijen afzien van de gang naar de overheidsrechter. Een ander cruciaal element is de plaats van arbitrage, die de nationaliteit van het vonnis en het toepasselijke arbitragerecht bepaalt. Het is essentieel om een gerenommeerde, arbitragevriendelijke plaats met een onafhankelijk rechtssysteem te kiezen. Want minder gerenommeerde plaatsen en jurisdicties die niet arbitragevriendelijk zijn, bestaan wel degelijk. Het derde belangrijke element is de vraag of partijen met een arbitrage-instituut werken. Partijen kunnen ook zonder instituut arbitreren – dat heet ad-hocarbitrage – maar met een instituut is het verloop van de procedure geregeld. Het instituut biedt regels, procedures, administratieve ondersteuning en waarborgen tegen procedurele impasses. Daarnaast kunnen partijen allerlei aanvullingen opnemen, zoals de taal en het aantal en de kwalificaties van de arbiters.

Welke fouten ziet u in de praktijk het vaakst?

Ik zie vaak bevoegdheidsgeschillen die voortkomen uit onduidelijke of onnauwkeurige clausules. Dat speelt regelmatig bij gesplitste bevoegdheid, waarbij binnen één contract meerdere vormen van geschillenbeslechting gelden. Die keuze kan werken, maar de formulering moet uiterst precies zijn. Is de tekst onduidelijk, dan kunnen er veel tijd, energie en geld verloren gaan aan discussies over de manier waarop het geschil moet worden beslecht. Dat wil niet zeggen dat meer detail de oplossing is. Een andere valkuil die ik zie, is juist overengineering. Te veel voorschrijven, bijvoorbeeld door strikte eisen aan arbiters te stellen, klinkt misschien verstandig. Maar gecombineerde criteria (zoals een specifieke taaleis plus kennis van het toepasselijke recht) kunnen de groep beschikbare arbiters sterk verkleinen, benoemingen vertragen en de procedure compliceren.

Waarom is ICC-arbitrage met Nederland als plaats van arbitrage bijzonder geschikt voor bedrijven?

De ICC is een internationaal gerenommeerd arbitrage-instituut en ICC-arbitrage profiteert van werkelijk mondiale inbreng. De regels komen tot stand met bijdragen van nationale comités over de hele wereld, waaronder Nederland. Dat maakt ze robuust en evenwichtig. In combinatie met de sterke Nederlandse arbitragegemeenschap – ervaren arbiters, een onafhankelijke rechterlijke macht die vertrouwd is met arbitrage en een arbitragevriendelijk wettelijk kader – maakt dit Nederland een aantrekkelijke plaats van arbitrage, ook voor geschillen waarbij geen van beide partijen Nederlands is.

Hoe kunnen in-house counsel en commerciële teams beter samenwerken aan strategieën voor geschillenbeslechting?

Het is belangrijk dat in-house counsel de commerciële prioriteiten begrijpt en dat commerciële teams weten op welke juridische punten zij niet moeten toegeven. Dat wederzijdse begrip maakt echt verschil. Ik kan me voorstellen dat het in de hectiek van een transactie lastig kan zijn om dat begrip te bereiken. Een praktische aanpak kan zijn om een intern playbook te ontwikkelen: een helder kader met de voorkeursopties voor geschillenbeslechting in verschillende situaties.

Tot slot: welk advies geeft u jonge juristen die in de arbitrage beginnen?

Word er vroeg bij betrokken. Zelf heb ik vrij lang gewacht voordat ik actief werd in de arbitragegemeenschap, omdat het me niet iets leek dat ik echt leuk zou vinden of waar ik vanzelf zou passen. Maar er zijn zoveel laagdrempelige evenementen voor jonge juristen, met echte kansen om te leren, contacten te leggen en mentoren te vinden. Mijn advies is: spring erin. U leert er veel van, bouwt waardevolle relaties op en bovenal is het echt heel leuk.